Mantenimiento de registros de personal - organización contable y reglas de registro de documentos obligatorios

La definición general dice que la gestión del personal es el proceso de diseño, guardando el papeleo del personal.EsteEl tema es relevante tanto para empresarios individuales como para personas jurídicas.La documentación tiene reglas legales estrictas, y las reglas descritas deben ser tomadas en cuenta por todos los jefes, departamentos de personal de las empresas.Con la ayuda de la gestión de recursos humanos podrá optimizar el proceso de gestión de personal, ajustar el trabajo de cada equipo, simplificar el procedimiento de presentación de informes.

¿Qué es el mantenimiento de registros de personal?

Los conceptos básicos del mantenimiento de registros de personal incluyen todo el proceso de plegado de papel, completarlos e informar sobre el personal que trabaja en la empresa.Cada edición tiene validez legal, incluidas las basadas en la declaración del empleado.El departamento de personal a menudo se dedica a la producción de personal, cuyas funciones son el siguiente trabajo de personal:

• nómina;
• registro de vacaciones, baja por enfermedad;
• registro de certificados.

Metas y objetivos

Tareas y objetivos de este departamento de recursos humanos:

Regulación legal

La dotación de personal se rige por una serie de leyes normativas, órdenes y un conjunto de normas a nivel regional o estatal.El incumplimiento de los requisitos reglamentarios es una violación.Los principales actos normativos para la producción de personal:

• regulación estatal sobre los registros de empleo (2003);
• los registros y las normas de gestión de registros de 2009;
• el documento de orientación para empleados federales;
• requisitos generales, que son aprobados por orden ministerial.

Marco legal de la empresa

Cada empresa utiliza una cantidad de documentación que regula el trabajo de todo el personal.El traslado de documentos y su preparación se lleva a cabo de acuerdo con las instrucciones, el marco regulatorio descrito anteriormente.La base legal de la empresa se divide en cinco categorías clave, regidas por las regulaciones internas de la empresa:

• el estatuto de la empresa;
• rutina de trabajo;
• normas sobre protección de datos personales;
• protección laboral (regulada por un decreto de archivos federales);
• calendario de personal (y documentos de personal).

Flujo de trabajo del personal en la organización

Los sistemas uniformes de contabilidad de las empresas se dividen en tres categorías principales, entre las que se encuentran las normas internas, la dotación de personal, las reglamentacionesSobre el pago.La primera categoría incluye la rotación de papeles en los horarios de vacaciones, completando los documentos en el horario de trabajo.El segundo punto es más global y contiene disposiciones para la preparación de contratos y políticas contables.La regulación salarial regula todas las cuestiones relacionadas con el pago de salarios, bonos, licencias por enfermedad, indemnizaciones por despido y indemnizaciones por despido.

Plan de dotación de personal T-3

La dotación de personal T-3 es el único tipo de documento que describe toda la estructura de dotación de personal de una empresa o empresa.Los gráficos contienen información sobre el nombre, la posición, la unidad donde se cuenta.De acuerdo con las normas normativas y legislativas, se prescribe el salario de un especialista.Cualquier cambio en el proceso de autorización debe registrarse en la contabilidad en este formulario T3.Las instrucciones de llenado siempre incluyen recomendaciones para cada columna.El documento incluye 5 puntos de información.

Horario de trabajo

Horario de trabajo es un documento que aprueba la agenda del especialista.La gestión documental regula el horario del jefe.Incluye elementos sobre la necesidad de inspección bajo la legislación vigente, sobre almuerzos y descansos, sobre informes.En algunas compañías, el empleado requiere un informe cada semana o mes (el documento es necesariamente confirmado por las firmas del empleado y del empleado después del cheque).El plan y el cronograma del cronograma se forman para el futuro período de trabajo.Se mantiene el tiempo de trabajo de los empleados.

Acuerdo laboral

Un acuerdo de empleo es un documento de derecho civil elaborado entre un posible empleado y un empleador.No se proporcionan formularios típicos para este tipo de documento, y el acuerdo se completa en un formulario arbitrario que indica la calificación (posición) y el período de trabajo.También existe el resultado requerido.Por ley, este tipo de documento es muy similar a un documento de contrato, ya que prescribe el resultado final del trabajo, no su estructura.Para el despido de empleados solo es necesario terminar antes de la expiración del contrato.

Órdenes de personal

La contratación de empleados en el puesto, la contratación de especialistas para el trabajo se realizan por órdenes de personal.Este tipo de documento prescribe el nombramiento de personal para el puesto y otra reubicación de especialistas en todos los departamentos.Los miembros del personal y la gerencia están involucrados en el desarrollo de instrucciones y órdenes.Los gerentes /administradores de la empresa toman decisiones locales.Los pedidos tienen una única forma, se establece mediante el marco regulatorio.Los documentos deben almacenarse en el departamento de contabilidad o en el departamento de personal hasta por cinco años o más (según el tipo de orden).

Descripciones de trabajo

Descripciones de trabajo es un documento que prescribe las responsabilidades de las partes (empleado y empleador), y contiene información sobre las instrucciones y responsabilidades del especialista particular empleadopublicarlosSon confirmados por el sello de la organización y la firma de la persona responsable.Este documento requiere tres copias.Uno se queda enel departamento de recursos humanos, el otro por el ejecutor y el tercero por el gerente o administrador de ese departamento en particular.El propósito de esta orden es optimizar los procesos de gestión de personal en la empresa.

Cómo organizar registros en el servicio de reclutamiento

El mantenimiento correcto de los registros requiere un alto nivel de responsabilidad.Los miembros del personal deben ser monitoreados para que las firmas sean válidas.Puede confiar el mantenimiento de libros de trabajo y otros documentos al personal a empresas de outsourcing.Responsabilidades del personal:

• para formular el horario de trabajo, registros contables de vacaciones;
• redactar documentos para la protección laboral (requerido por las autoridades públicas);
• preparar y emitir órdenes;
• calcular salarios y controlar el pago de bonos.

Servicio de dotación de personal

La dotación de personal se realiza cuando toda la dotación de personal y el registro son realizados solo por personal a tiempo completo.Este modo de papel es relevante para empresas y empresas con un personal de 20-30 personas.Las normas estatales requieren el cumplimiento estricto de la forma de todos los pedidos y otros requisitos, de lo contrario, una entidad legal puede recibir una multa.En el campo de los servicios, donde hay hasta 30 personas por entidad jurídica, es más rentable utilizar los servicios de las empresas de outsourcing.

Participación de especialistas de la empresa de outsourcing en el trabajo del personal

ParticipaciónLa contratación de profesionales de outsourcing ahorrará dinero y reducirá el personal en generalLos especialistas independientes realizan todo el trabajo necesario en la preparación de pedidos, horarios.También mantienen un diario especial y regulan el orden de trabajo de cada especialista en la empresa.La contratación externa de personal se caracteriza por el hecho de que una entidad legal no tiene su propio departamento de Recursos Humanos, y confía esta tarea a un equipo individual por una tarifa razonable.

Contabilidad del personal desde cero

Se requiere que el equipo de oficina y la oficina mantengan registros de los documentos del departamento de personal.Es importante tener una caja fuerte fuerte.El jefe del sistema de flujo de trabajo debe ser designado por la orden.Luego se forman los actos internos.Cada empleado de la empresa debe tener una carpeta separada donde se almacenará su registro de trabajo.Los registros de personal requieren la retención de esta documentación durante todo el período de trabajo de un especialista en el puesto.A lo largo de las actividades del departamento se realizan registros, se elaboran pedidos.

Requisitos para el personal del personal

La gestión del personal es un proceso relativamente complejo que requiere algunas habilidades teóricas y prácticas.El marco legal para esta posición contiene una lista de condiciones bajo las cuales un especialista puede ocupar esta posición.Las instituciones educativas no distinguen un perfil separado como registros de personal.Los gerentes y administradores son adecuados para el departamento de recursos humanos.Entonces los empleadores son nombrados con educación legal, proteccióninformación o ciencia documental.

Los derechos y deberes del miembro del personal

La primera obligación de dichos funcionarios es conocer el marco legal y cumplir con las normas contables establecidas.Arriba están los artículos, leyes federales, que deben observarse al realizar registros de personal.El empleado tiene derecho a recibir información de los empleados, a ver carpetas personales, a ver el libro de contabilidad (salario).Los poderes de los profesionales en este perfil incluyen firmar, trabajar con empleadores para mejorar el desempeño del personal.

Mantenimiento de registros de personal

El mantenimiento de registros de personal hoy en día es tanto escrito como digital.La documentación está firmada por personal autorizado personalmente.La documentación utiliza estándares estatales que unifican todas las plantillas y formularios.Se deben observar los estándares GOST R 6.30-2003 y GOST R 7.0.8-2013.Los documentos importantes se almacenan en carpetas especiales o cajas fuertes de metal.Dependiendo del alcance y la escala de la empresa, los profesionales deben cumplir con varios requisitos con respecto a la frecuencia de los informes.

Búsqueda y registro de personal

Primero, antes del registro de empleados, es necesario encontrar personal especializado que cumpla con los criterios estrictos (específico para el trabajo).Para hacer esto, use oficinas especializadas, agencias, sitios de búsqueda de trabajo, intercambios de trabajo o anuncios privados en periódicos, en los medios, en los sitios.Después de que se redactan los documentos de personal obligatorios, se realiza el registro, se firma el contrato laboral o el contrato.

Etapas de reclutamiento

Los procedimientos para solicitar un trabajo comienzan con la presentación de datos sobre el solicitante para trabajar en una revista especial.Las placas contables registran información sobre experiencia, experiencia laboral, puestos previamente ocupados.Tras la aprobación, se realiza un pedido para el nombramiento de una persona para un puesto en particular.La etapa final es la formación de una carpeta personal, el caso en la empresa, departamento.El contrato proporciona información sobre deberes y salario en un puesto de trabajo.

Tarjetas de personal y formación de identidad de empleado

Los tipos de documentos de personal incluyen una tarjeta de identificación de empleado.Contiene toda la información sobre el estado civil, el nombre, inserta la foto, detalla la fecha de nacimiento.Todo esto lo hacen los empleadores para formar un paquete de datos para cada miembro de la empresa.Según la ley, estos datos no pueden transferirse a terceros.Las carpetas, gabinetes o incluso cajas fuertes de metal se utilizan para negocios personales (dependiendo del nivel de equipamiento de la oficina de la empresa).

Registros de personal

El papel impreso ayuda a agilizar la generación de informes y al flujo de documentos.La documentación en forma de diarios de contabilidad incluye lo siguiente:

• para el control de documentos entregados a empresas o empresas;
• sobre control de tiempo,períodos de viajes de negocios;
• sobre el control de cualquier nota, declaración;
• registros sobre el mantenimiento de registros de empleo.

Conservación de libros de trabajo

Los registros de personal obligan a los especialistas a mantener registros de los libros de trabajo.Todos los registros se mantienen si la persona está registrada oficialmente en la empresa.El registro de empleo del empleado se emite al momento del despido.Esta documentación registra todos los cambios en el puesto, premios.La capacitación del personal desde cero incluye puntos obligatorios con respecto a la corrección del diseño de los registros de empleo.Cualquier error es corregido por los miembros del personal.Cuando se identifica, los expertos pueden ser acusados ​​de mala conducta administrativa.

Sistematización y almacenamiento de documentos

Se crearon normas legislativas separadas para la auditoría y el almacenamiento de documentos.Es importante hacer referencia al artículo 17 de la Ley Federal de Archivo.Prescribe la necesidad de que la administración de las empresas y las empresas se encargue de preservar la documentación de archivo durante un período específico.El período de retención está prescrito por la ley y cumple con los estándares estatales.Para garantizar la integridad de la documentación en papel, se utilizan cajas fuertes y armarios metálicos ignífugos.

Si es necesario, los datos de los documentos se transmiten al Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia.La automatización, la digitalización de la circulación de papel es una de las formas preferidas de optimizar el proceso de gestión del trabajo del estado.Hoy, la mayoría de los informes no son en papella formaEsto no elimina las responsabilidades de los ejecutivos de negocios, gerentes de mantener el archivo por uno, tres, cinco o más años.

Contabilidad electrónica de personal

Cuando se utiliza la contabilidad electrónica de personal, es importante observar las condiciones de seguridad de los documentos, para reducir el acceso al archivo en virtud de la ley sobreprotección de datos personales.El mantenimiento de registros electrónicos tiene varias ventajas:

1. acceso rápido a documentos;
2. protección con contraseña de archivos;
3. no hay necesidad de comprar cajas fuertes para almacenar papel;
4. ahorro de espacio de oficina: se pueden almacenar 10.000 archivos o más en el disco duro;
5. Ahorre tiempo - Firme, encuentre cualquier documento en 1-2 minutos en el archivo del disco duro de su computadora.

Videos